コロナ禍でますますリモートでの打ち合わせが増えている昨今。しかし、まだ打ち合わせのスケジュール調整をいちいちメールでやりとりしてないでしょうか。メールでのスケジュール調整は、日程の提示や既存の予定の調整が強いられるなど非効率です。まして参加人数が多い場合は、参加者の数だけ調整しなくてはならず手間がかかります。
しかし、そんな煩雑なことをしなくてもいいのが、世界的にも利用者が多いMAツール「HubSpot」のスケジュール調整機能です。MAツールとしてはよく知られていて利用者も多いHubSpotですが、実はスケジュール調整にも適しています。
今回は、HubSpotでスケジュール調整機能を使って、リモートでの打ち合わせスケジュールの調整を効率的に行う方法や、ZOOMと連携することによってオンラインミーティングをより効率的に行う方法についてご紹介します。
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目次 |
スケジュール調整機能の紹介
まずはHubSpotのスケジュール調整機能についてご紹介します。
A HubSpotのスケジュール調整機能の魅力
HubSpotのスケジュール調整機能には、通常はメールで行われるやりとりをHubSpotに移行することによって、こちらにも先方にも手間がかからない、より効率的かつ正確なスケジュール調整を可能にします。
１ HubSpotが無料で始められる
まずHubSpotでスケジュール調整機能の導入に、費用は基本的には発生しません。実際に会社に本格導入するかを決めるためのお試し感覚でも使うことができます。まず無料で使ってみて、HubSpotの便利さを感じたら、その後は自分にとって必要な機能の分だけ課金することもできるため、必要な機能を最低限のコストで利用できるためハードルが非常に低いです。
2 チームでのスケジュール共有・連携が簡単
HubSpotは、会社単位や部署単位など大人数での情報連携や共有ができます。今回ご紹介するスケジュール調整機能についても例外ではありません。同じチーム内のHubSpotのアカウントをもっている場合であれば、自分の予定だけではなく、HubSpotに登録している全員の予定が確認できます。このように全員の予定を確認できるため、チーム内で予定のバッティングやダブルブッキングが生じる可能性がなくなるのです。
3 Google・Office365との連携でさらに便利に
HubSpotのスケジュール調整機能は、HubSpotだけでなく他のツールと連携することによって、より使いやすくなります。中でも、利用者が多いOffice365のスケジュール管理機能やGoogleカレンダーとの連携は特に便利です。連携しておけば、HubSpotで登録されたスケジュールが自動ですぐにOffice365のスケジュール管理機能やGoogleカレンダーに反映されます。HubSpotには様々な機能がありますが、スケジュール調整機能だけをHubSpotで行う場合は、正直に言うと汎用性に乏しくなるため使いにくいです。また、スケジュールを確認するだけのためにHubSpotを開くのも手間となってしまうでしょう。そこで、予定の登録だけをHubSpotを使って自動で行い、管理や確認はHubSpotと連携した日頃から使っているツールを使うようにすれば、無理なく効率的にスケジュール管理ができます。
4 相手都合でスケジュールを設定できる
HubSpotのスケジュール調整は、管理する側だけでなく先方にも使いやすく便利に作られています。
それを可能にするのが、HubSpotのミーティング予約ツールです。HubSpotに登録されたスケジュール以外の空いている部分が予約可能な日時として、抽出され、カレンダー形式でまとめられているものになります。
通常、会議の日程調整をメールで行うとなると、先方に自分が都合のいい日程をいくつか提示して、先方が回答し予定をすり合わせてようやく日程が決定するという手順を踏まなければいけません。しかし、HubSpotのミーティング予約ツールを使えば、日程予約画面に遷移するリンクを共有するだけで、それを見た先方が都合のいい日程を自分で選択して予約することが可能です。
これによってこちらが日程を提示せずとも、HubSpotが自動で抽出した空いている日程を相手に共有でき、こちらも先方も込み入ったやりとりを発生させることなく手間をかけず簡単に日程調整ができます。
B HubSpotのスケジュール調整機能の設定方法
では、実際にHubSpotのスケジュール調整機能の設定方法について、順を追ってご説明します。
1 セールスからミーティングを開く
まず、HubSpotにログインした際に出てくるポータルの画面上部にある「セールス」というタブから「ミーティング」を選択します。
2 HubSpotと連携するツールを選ぶ
続いて、HubSpotとスケジュールを連携するツールを選びます。ここで選択肢として登場するのが、「Google」と「Office365」です。
3 対応可能なスケジュールを指定する
アカウントとツールの連携が完了したら、次は、先方に空いているスケジュールを共有するために、ミーティングが対応可能な時間帯や曜日を入力します。営業時間による対応可否の設定や、相手に共有するスケジュールの範囲などもここで指定可能です。
4 先方の入力情報を設定する
自分の対応に関する設定が済んだら、続いてはミーティングに参加するためにHubSpotのスケジュール調整機能を利用する人に、どんな情報を入力してもらうかを設定します。名前やメールアドレスだけでなく、状況に応じてオリジナルの設問を設けることも可能です。
5 スケジュール調整画面のプレビューを確認
ここまできたら、実際のスケジュール調整画面が出来上がります。
ここまで行った設定に間違いがないかなどを確認して完成です。
6 スケジュール調整機能のURLを共有
最後に、スケジュール調整機能のURLが発行されます。
このURLをミーティングの相手に共有することによって、簡単に日程調整が可能となるのです。
ZOOMとの連携機能
昨今のリモートワークの普及により、誰もが知るオンライミーティングツールとなったZOOM。HubSpotでは、このZOOMと連携することも可能です。ZOOMと連携するとどんな機能が使えるのでしょうか。
HubSpotのスケジュール管理機能とZOOMの連携
HubSpotとZOOMの連携は、先ほどご紹介したHubSpotのスケジュール調整機能と合わせて使用することによって、効果が発揮されるのです。
通常、ZOOMを使ってミーティングを設定するとなると、ZOOMを開いてミーティングのURLを取得し、それを相手にメール等で共有する必要があります。
しかし、HubSpotとZOOMを連携させると、HubSpotでミーティングが設定されると同時に、ZOOMのミーティングが作成され、共有用のURLをはじめとする情報がすぐにHubSpotに反映されます。さらに、ミーティングの相手にも、HubSpotを経由してZOOMのミーティング参加に必要な情報が自動で送信されるのです。
ZOOMのミーティングの準備がHubSpotのみで完結します。リモートワークが普及した昨今において欠かせない非常に便利な機能です。
Sales Hubの魅力
HubSpotには、スケジュールの調整機能や他サービスとの連携だけではなく、便利な機能や使い方がたくさんあります。中でも、便利なのが今回ご紹介したスケジュール調整機能も含まれているSales Hubというパッケージに入っている機能です。Sales Hubに含まれる便利機能をいくつかご紹介します。
1 タスク管理機能
HubSpotでは、スケジュールだけでなくタスクも管理する機能があります。会社や部署などのチーム単位で発生したタスクを一覧化して、ステータス管理ができるほか、担当としてチームメンバー個人に振り分けることも可能です。
2 メール作成機能
HubSpotでは、メールを作成し、登録した宛先(コンタクト)へ一斉送信ができます。作成できるメールは、文字だけでなく画像や外部コンテンツへのリンクの追加や装飾なども可能です。そして、受け取った人の目を惹くようなようなテンプレートを使って魅力的なメールを作れます。礼儀正しい堅い印象が求められるようなビジネスメールから、メールマガジンのような比較的カジュアルな告知やアンケートの配信まで、活用方法は様々です。テンプレートは、メールの目的別やデザイン別に用意されているので、デザインが苦手な方でも安心して利用できます。
3 コンタクト管理機能
HubSpotでは、既存顧客もしくは成約前の見込み顧客の情報を登録しておくことができます。氏名や性別、年齢などの基本的な項目だけでなく、顧客情報として登録しておきたい項目を自分で設定できるので、それぞれ必要な情報を残しておくことができます。顧客とのメールやチャットなどのコミュニケーションも記録されるため、担当者だけでなく、それ以外のチームメンバーでも簡単に引き継いで対応することも簡単です。
このリード管理機能によって、自社の顧客属性の分析や、顧客それぞれのニーズに特化したコンテンツ配信が可能になります。
まとめ
今回は、HubSpotのスケジュール調整機能を使ってリモートでの打ち合わせスケジュールの調整を効率的に行う方法や、HubSpotとZOOMを連携させることによってオンラインミーティングをより効率的に行う方法についてご紹介しました。
まとめると
1 HubSpotを使ってスケジュール調整をより効率的に
2 ZOOMと連携してミーティングの準備を自動化
3 HubSpotには便利機能がたくさんある
リモートワークが主流になりつつある昨今、オンライン上でのミーティングの機会は増えます。だからこそ、ミーティングのための日程調整を始めとした準備には、なるべく時間をかけずに効率的に行うことが求められるでしょう。
今回ご紹介した機能について気になった方は、無料で始められるCRMを契約し、お試し感覚で始めてみてはいかがでしょうか。
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