HubSpotならできる！営業部門のデジタルトランスフォーメーション

業種問わずビジネスの幅広い分野において注目が高まっている『DX(デジタルトランスフォーメーション)』。そこで、今回はHubSpotを使って特に営業部門のDX化を行う方法や機能についてご紹介していきます。

「DX＝ツール導入」ではない

経済産業省の定義によると、DX(デジタルトランスフォーメーション)とは、「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」とされています。つまりツールを導入して文書や手続きを単純に電子化するということだけでなく、IT技術の活用によって、組織的により便利かつ効率的な解決策を導入し実行することをいいます。ツール導入に満足して、それで終わるのではなく、新たな業務フローを構築し、より効率的な組織にしていかねばならないのです。一部の部門だけが行うということだけではなく、組織横断で変革していく必要があるのです。

インサイドセールス

それでは、営業部門で注目されているDXの手法を見ていきましょう。

A.インサイドセールスとは

インサイドセールスとは、"インサイド"ということからも分かるように訪問することなく社内にいながら行える新しい形の営業活動です。具体的には、Web会議ツールやインターネット電話、メールなどのテクノロジーを活用することで、訪問による対面がない営業を指します。インサイドセールスを導入すると、営業方法やそれに伴う営業実績だけでなく、インターネット環境さえあればどこでも営業できることから働き方にも大きな変化が生まれるでしょう。

B.インサイドセールスのメリット

このインサイドセールスのメリットは、たくさんあります。

時間を有効に使える

インサイドセールスは、フィールドセールスよりも営業にかけるリソース、特に1つの営業にかける時間が訪問よりも少なく済ませられます。もし、対面での営業を行うとなれば1件の訪問をするために、その場所までの移動時間がかかってしまいます。また、特に新規営業では訪問先まで移動してから商談が中止・延期となることも場合によってはあるでしょう。インサイドセールスを中心とすることで、営業活動の多くの工程を移動することなく行うため、営業にかかる時間も手間も最小限に抑えられるのです。

商談サイクルが早くなる

1件あたりの商談にかかる時間が削減されることによって、その分、多くの商談が可能になります。
１日の中で短いスパンで商談ができる状態になると、PDCAもより高速で回せるほか、担当者自身の成長も見込まれるでしょう。

働き方が多様になり優秀な人材確保につながる

インサイドセールスを導入すると、営業活動を行うために拠点を都心などアクセスの良い場所におくことは不要です。また、時間の使い方の変化に伴って、例えば、在宅勤務の実現など、働き方も大きく変化が見込めます。同じ会社にいながらも、人によって様々な働き方をできる環境が求められる昨今だからこそ、営業手法によって生じる働き方の制限を理由に優秀な人材を逃してしまうこともなくなるでしょう。

C.インサイドセールスのデメリット

良質なインターネット環境が必要

インサイドセールスを実現する上で、絶対に欠かせないのがインターネット環境です。先方とのコミュニケーションは、基本的にオンライン上となるため、Wi-FiやWebカメラなどをはじめとする設備は万全でなければいけません。また、インターネット環境に少しでも問題があると、先方を前にして声が聞こえにくい状態になったり、設定に手間取ってしまうこともあります。

複数に向けての商談に配慮が必要

インサイドセールスでは、商談が基本的にWeb会議となり、一見便利なように思いますが、相手が複数人いる場合には注意が必要です。反応を画面越しでしか感じることができないため、話を進めながら相手の理解度を推し量るのが難しい面があります。複数人いる場合はなおさら推し量りにくくなります。対面の状態なら、説明しながら受ける空気感で伝わっているかどうかをなんとなく判断できますが、Web会議となると相手がどのような反応かをなかなか読み取りにくい状態になります。複数人の場合に相手の反応を感じ取るためにも、話の振り方や説明の仕方には気を配る必要があるでしょう。

顧客とのコミュニケーションが希薄化する可能性がある

オンラインでのインサイドセールスを実施すると、顧客とはメールやチャットなど文字のコミュニケーションが自然と増えます。しかし、そうなるとどうしても対面で行う直接的なコミュニケーションの機会は減ってしまいます。これによって、特にITに関する知識が乏しかったり、オンラインでのコミュニケーションに慣れていない顧客との関係性の構築や維持に課題が生まれる可能性もあるでしょう。
いくら便利になるといっても、それによって既存顧客を手放してしまっては本末転倒です。これを防ぐために、最初から全てをインサイドセールスとするのは避けて、オンラインとオフラインを顧客の特性やニーズによって使い分けるようにしましょう。

HubSpotでできること

では、会社の営業部門のデジタルトランスフォーメーションを実現するHubSpotの機能についてご紹介していきます。

A.ワークフローで自動化し、時間や工数の削減を

まずは、HubSpotの「ワークフロー」機能です。HubSpotのワークフロー機能とは、HubSpotで使える様々な機能に対して、事前に関連する条件(発生トリガー)を設定しておいて、もしその条件を満たした場合に自動で設定した動作を発生させることができるものです。ワークフローの設定と動作に関する具体例として、以下のようなものが挙げられます。

・HubSpotに登録している顧客(コンタクト)のステータスが「契約中」に変わったら、自動でサービスの使い方に関するメールを送信する
・HubSpotで運営しているブログのデザインテンプレートを午前と午後で差し替える

これらのように、つい忘れてしまいがちなことであっても、HubSpotのワークフロー機能で予め設定しておけば、対応漏れがなく確実な処理が行えます。もちろん自動で行うので工数削減にもつながります。

B.マーケティングやフィールドセールスとの連携強化

HubSpotの大きな特徴として、マーケティングからセールスまで幅広い機能を１つのプラットフォームで管理できるということがあります。このため、連携が簡単で、効果を最大化しやすくなっています。例えば、HubSpotのCMSツールで作成したブログで集客したら、その見込み顧客の情報が顧客管理機能に自動で登録されて、Eメール等を使って適切なタイミングでアプローチができます。もちろん、マーケティングだけでなく、サービス機能との連携も簡単です。例えば資料をダウンロードしたらその感想を3日後に顧客満足アンケートを自動で送信するといったようなことも手軽に行えます。つまりマーケティング、セールス、サービスの３つの機能の連携をスムーズに実行できるのです。このように、集客から成約、アフターフォローまでをHubSpotの機能で完結することによって、無駄なく確実な営業活動が実現できるでしょう。
また、HubSpotは1つの契約で利用できるアカウントを複数登録できます。これによって、少人数から数十人規模の大人数でも一つのチームとして、共通の機能を共有しながら利用可能です。HubSpotに備え付けのメールやサイトのアナリティクス(分析)結果や顧客とのコミュニケーション履歴もチームで同じものが見れるので、情報の共有が非常に正確でスムーズになります。

C.インサイドセールスに最適な機能

HubSpotには、他にもインサイドセールスをより簡単かつ効果的にする機能がたくさんあります。

顧客情報を確認するなら「CRM」

まず、営業活動を行う上で欠かせないのは、既に成約した顧客とこれからアプローチをする見込み顧客を適切に管理することです。
そこで使うべきなのが、HubSpotのCRM機能。メールやサポートチャットなど、HubSpotの機能上で行われたコミュニケーションはもちろんのこと、SNS連携をしておけば、SNS上でユーザーとどのようなやりとりがなされたのかを自動で登録してくれます。
HubSpotアカウントを持っているチームメンバーは、同じ顧客リストと情報を確認できるので、緊急対応などが発生した際に履歴を見れば別の担当者でも対応ができるようになっているため非常に便利です。

WEB会議の設定を簡単にするなら「WEB会議機能」

コロナウイルスによる情勢変化に伴って、社内外で行われる会議もリモートとなるなどの変化がありました。このようなリモートで行われる会議において、意外と手間がかかるのが会議のURLやパスワードなどの設定です。HubSpotでは、ZOOMのアカウントと連携することによって、HubSpot上でWeb会議のスケジュールを登録したら、自動でZOOMのURLが発行されて参加者に送付してくれる機能があります。このようにWeb会議の設定を自動化するだけでも、毎日のちょっとした時間を削減できます。

取引を正確に分析するなら「取引機能」

取引機能は、それぞれの営業目的や目標までのマイルストーンを設定し、実際の営業成績などのデータを登録しておくことによって、商談やWebサイトの導線のプロセスの中でどこにどの程度の課題があるのかを一目で表してくれる機能です。金額目標や注目したいプロセスをカスタマイズできるので、それぞれの状況やビジネスモデルに合った設定が簡単にできます。

見積も簡単に作成できる「見積り機能」

テンプレートに沿って設定さえしておけば見積り作成もHubSpotで簡単に作成できます。また、特に外国の企業との取引で多い電子署名も可能で、相互に印刷してFAXなどで送り合う必要がなくなり大変便利です。

まとめ

今回は、HubSpotで営業部門のDX(デジタルトランスメーション)をする方法についてご紹介しました。
ひとえにDX化といっても、その方法やできることは無限にあります。HubSpotは、部署を横断し、DXを推進するのに役立つ機能を搭載しています。DX化をお考えの方は、まずはHubSpotの導入を検討されてみてはいかがでしょうか？